Stratejik Planlara Stratejik Bir Bakış – 1

Son zamanlarda kurum ve kuruluşların kriterlerini, tüm süreçlerini kapsayan, kaynaklarını yönetme yönündeki yol haritasını ve performans takibini sağlamak amacıyla yayınladıkları stratejik planlar dikkatimi çekiyor. Ve biliyorum ki; bu konuda yayınlanmış sayısız kitap-makale-analiz-yüksek lisans-doktora tezi, bu alanda hizmet ve eğitim veren danışmanlık firması var. Sektör bu kadar çeşitli olsa da “Stratejik plan hazırlanmasında temel sorunlar nelerdir?” sorusundan hareketle gözüme çarpan sorunları ve sorunların giderilmesine yönelik şahsi tespitlerimi sıralamak istiyorum.

1- Planların birçoğunda SWOT Analizi bulunmuyor. Bulunsa dahi, çelişkiler içerdiği, bütüncül olmadığı görülmekte. (Durum Analizlerinde SWOT Analizi yoksa plana bütüncül bir gözle bakılmamış demektir.)Plan sahibine ait her konunun elinden tutulmuş ancak birbiri ile bağlantısı kurulamamış böylece de raporlar amaçlara ulaşmadaki bütünlüğü sağlayan içerikten uzak.

2- Planlarda ara değerlendirme takvimi bulunmadığından raporun amacına uygun ilerleme içinde olup olmadığının tespiti ileri bir tarihe kalmakta, hataların/aksayan yanların tespiti zaman aşımı sebebiyle mümkün olamamakta.

3- Planı düzenleyen birimlerin planın önemini kavrayamamasından kaynaklı eksiklikler bulunmakta. Planın oluşum aşamalarına sağlanan katılımın “görev tamamlansın, mesai bitsin” anlayışından uzaklaşılarak, stratejik planların dünyadaki önemi doğrultusunda düzenlenmediği, “daha iyisi nasıl yapılır, en iyi nasıl olur?” düşüncesinden uzak olduğu anlaşılmakta. Plan oluşturmanın angarya veya zaman kaybı olmadığı bilinci oluşturulmalıdır.

4- Doğru kurgulama ve etkin uygulama yapılamamaktadır. Yani raporlarda bir bütünlük, akış mevcut değildir. Bu durumda raporu kavramayı zorlaştırmaktadır.

5- Hangi kurum/kuruluşlar ile koordinasyon ve ilişki içinde bulunulduğunun tespitinin reel olarak yapılamadığı görülmekte, (bu nedenle) dış çevre analizi tanıdık kurumlar ve kişiler üzerinde yapılmakta, yarar tespiti gerçeği yansıtmamakta.

6- Bir çok planda misyon ifadesi yasal yükümlülükleri içermemekte. (Yasal yükümlülükler ile kuruluşun yürütmekte olduğu program ve faaliyetlerin birbirinden bağımsız hareket ediyor olması bence bu durumun temel nedenidir.)

7- Planlarda kapsamlı araştırma yapıldığı notu ile yayınlanmaktaysa da planın özet olması, daha çok mevcut veriler ile sayfaların doldurulduğu izlenmekte.

8- Üst politika belgeleri birçok planda bulunmamaktadır. Aslında, ilgili planlar ( Örneğin; ulusal kalkınma, sektörel ve teknik planlar) mutlaka plan içinde yer almalı. Planların ülkenin ana hedefine ulaşma yönünde adım atılması, gelişim gösterilmesinde çabada bulunulmakta olunduğu unutulmamalı.

9- Kurumun kendine özgü geleneği var mı? Bu anlamda geçmişten bu güne taşıdığı bir değeri var mı? Yazılı olmayıp geçmişten günümüze taşıdığı bir gelenek ve değer var ise tespit edilerek planda bu hususlara yer verilmesi yararlı olacaktır. Bunu hiçbir planda görmüyoruz.

10- İç paydaş analizinin gerçeği yansıttığı hususu şüphe uyandırmaktadır. Şüpheye düşüren bu bulgular planın sahiplenilmesini ve uygulanabilirliğinin aşağıya çekilmesindeki unsurlardan biri.

11- Dış paydaş analizi (kanımca) sağlıklı yapılamamaktadır. Kurulusun faaliyetleri ve hizmetleri ile ilgili olanların, etkileyen ve etkilenenlerin tespiti gerçekle uyumlu olmalı. Tanıdık, bildik, hemşeri vb. tanımlar altında ilişkili olunan kişilerden paydaş analizi olarak sonuç tablosu çıkartılmamalı. Paydaş olmanın yansıra raporda görüşleri ile yer alma vasıflarına erişmiş olmaları şartı aranmalıdır.

12- Paydaş analizinde kullanılan yöntem ve sorulardan bir seçki yapılarak planda yer bulmalıdır. Yani bir nevi kamera arkası gibi. Hatta planının oluşumunda yaşanmış sıra dışı ve önemli bir olay var ise planda yer bulabilir.

13- “Kurum hizmetlerinden/ürünlerinden nasıl haber alıyorsunuz?” sorusunun mutlaka her planda olması sağlanmalıdır. Kurumun paydaşlarına ulaşmasında belki de en önemli anahtar soru budur.

14- Uzun yıllardır kurumdan hizmet veya mal alanların görüşlerine yer verilmelidir. Onlar gerçekte olanı ve bekleneni daha iyi analiz ederek plana oldukça büyük katkıda bulunabilirler.

15- Yapılan analizlerin sonuçlarına göre araştırma geliştirme ve revize gereken hizmetler/mallar tespit edilerek sonraki planlarda bu konularda olumlu gelişmeleri gösteren bilgilere yer verilmelidir. Bu bilgileri içeren rapora (incelediklerim arasında) rastlamadım.

16- Duyurulan amaçların gerçeğe ve ihtiyaçlara uygun olamayıp afaki olduğunu söylemek abartı olmaz. Planların gerçek hayatla entegre olmayışı bir yerde hayali olduğu duygusunu oluşturuyor.

17- Mali tabloların diğer tablolar ile uyum göstermemesi güven azaltıcı en önemli noktalardan biridir.

18- Stratejik plan bir defa yapılarak tamamlanan bir çalışma, sadece yerine getirilmesi gereken bir görev olarak görülürse, planın oluşumun katkıda bulunanlar uygulanmaya dahil olmazsa plandan başarı beklemek mümkün olmaz. Durumsal yaklaşımdan stratejik yaklaşıma geçiş amaçlanmalıdır. Süreklilik ancak böyle oluşur.

19- Planların sisteme dahil edilmesi sağlanmalıdır bu da ancak sistemin içindeki mekanizmaların sıkı işbirliği ve teması ile sağlanabilir.

20- Planın kurum liderinin kişisel tercihlerinden arınarak kurumsallaşması, kurum içi genel kabul görmesi gereklidir.

21- Planlar; politika geliştirme, referans esaslı bütçe oluşturma ve uygulama yönelik temel bir araç olarak görünmekten oldukça uzaktır.

22- Kaynak kullanım kapasitesinin artması sonucu etkinlik verim ve tutumluluk da bu plan ile sağlanır. Planların hizmet kalitesini arttırıcı bir etkisi bulunduğunun farkına henüz varılmamıştır. Stratejik planlama kültürü (bence) ülkemizde henüz oturmuş değil. Kanuni bir zorunluluk olarak algılanmakta. Bu yaklaşımdan sıyrılmak şarttır.

23- Yöneticiler ve personel olarak benimsenebilmesini teminen hizmet içi eğitim düzenlenmeli sürekli toplantılar ile hem oluşumu hem de amaçlarına ulaşmak için caba sarf edilmeli, farkındalık yaratılmalı, üst yöneticiden alt yöneticiye kadar herkesin planın uygulanmasına katkıda bulunmasına ve sahip çıkması beklendiği açıkça yansıtılmalıdır.

24- Plan ekiplerinin doğru tespit edilmesi gerekir. Seçilen personelin kurumda uzun sure çalışmış yapıyı tanıyan kişiler arasından seçilmesi ile ortak bilincin plana yansıma sağlanmalıdır.

25- Sahip olunan fırsatların farkına varılmamış olması ise planı besleyecek en büyük kaynağın ziyan edilmesidir bana göre. Örneğin; hinterlandında teknopark olan bir belediye, bilişim, yazılım, iletişim ve teknoloji firmalarından bilgisayar ve türev derslerinde, elektrik elektronik, mühendislik, erge firmalarından ilişkili derslerde, turizm, araştırma, endüstri firmalarından ise melsek ve ticaret lisesi ve eğitim merkezlerinde yaralanmak için sosyal faaliyet, bağ ve ilişki içinde olabilirler. Hatta ihtiyaç duydukları anda bilirkişi olarak da faydalanabilirler.

26- Bütçe bilgilerini içeren çizelgeler anlaşılır değildir. Yapılan harcama kalemlerinin de planın içinde bulunması gerekir ki şeffaflık özelliği kazansın.

27- Planların popülist bir yaklaşım ile oluşturulması, içerikten çok görsel, reklam gibi algılanmasına sebep olmaktadır.

28- Hükümet politikasının etkinliği, yapıya objektif bakmayı engellediğinden birbirine çok benzer planların düzenlenmesine sebep olmaktadır. Bu durumdan arınarak plan oluşturulmalıdır.

29- Plan oluşumunda dışarıdan, profesyonel bir firmadan hizmet alınıyor ise; sayfa dolsun, madde sayısı artsın diye fabrikasyon, birbirinin kopyası olan raporların oluşmasının önüne geçilmesi, kuruma has değerlere göre plan oluşturulması yönünde hizmet alınmalıdır.

30- Kuruluşun alanı ile ilgili yasaların yeterince bilinmeden planın oluşturulmaya gidilmesi, denetim yapılmayacağının bilinmesi plana yansımaktadır. Planların tutarlı ve süreklilik kazanabilmesi için kontrol sistemine tabi tutulması gerekir.

31- Yapılan hizmetler ile hedefleri net değil. Yani hangi hedeften kimin ya da bölümün sorumlu olduğu planlarda belirsizdir.

32- Stratejik planda elde edilecek sonucun yarısı planlama aşamasında gerçekleştiği kurumlar tarafından bir anlaşılabilse, rapor oluşturmaya dört elle sarılacakları da (bence) su götürmez bir gerçektir.

33- Geleceğe referans olmayan, güncel olan ne ise ona odaklanana planlardan yarar beklemek anlamsızdır.

34- Kurumsal düzeyde sorumluluk olsa da birey üzerinde sahiplenme olmadan plan amacına ulaşamaz.